新しいお客様が来てくれた喜びに舞い上がってはいられません。お客様から頂いた情報を元に、これから長いお付き合いが始まるかもしれないのです。それほど大切な情報です。「何をご記入いただいて、どう管理していくか」のお話です。
目次
カルテの中身。一例です。
本日は〇〇パン教室入会説明会にご参加いただきありがとうございます。
簡単にご記入下さい。
- 名前
- 生年月日
- 住所
- DM先
- メールアドレス
- 電話番号
- 緊急連絡先
- 勤め先・学校
- アレルギー 有・無
- パン作りをしたことがありますか？ はい・いいえ
「はい」の人は、どんなパンを作りますか？（ ）
「いいえ」の人は、一番好きなパンを教えて下さい。（ ）
- 教室で作ってみたいパンは何パンですか？（ ）
- １週間で、比較的自由になる曜日は、いつですか？( 曜日）
- 教室に対して質問などありましたら、ご自由にご記入下さい。（ ）
ーーー講師記入ーーー
- 会員ナンバー
- 体験会参加 有・無
- 紹介者 有（名前）・無 ・ チラシ
- その他
- 体験会又は入会説明での印象や、行動、気になること
- 友人の名前 ☆☆ちゃん おばあちゃん
- 日誌
１回目/▲年▲月▲日午前/午後 〇〇パン ◇◇ちゃんと初レッスン。パン生地に触るのは、体験会から２回目。入会が決まって◇◇ちゃんに付き合ってもらい、エプロンとパン入れカゴを買いに行った。ピンクのエプロン。体験会のパンは、家族と会社の友人☆☆ちゃんに食べてもらって喜ばれた。今まで◇◇ちゃんに何度もパンをごちそうになって、作ってみたくなった。今日は教室の帰りに道具を揃える予定。おじいちゃん、おばあちゃんも同居。おばあちゃんともよく出かける。洗い物をしながら、２人で旅行の話をしていた。…
カルテから読み取れるもの
一例として、教室が知るべき事、体験会前に講師が聞きたいこと、体験中の話、新規の名前などカルテにしてみました。
例え話ですが、パンが仕上がるまでに生徒さんに聞けたことを、生徒さんと友人が話したことを簡単な箇条書きでも、カルテに書きましょう。
この（例え話）内容からは、 ☆☆ちゃん と おばあちゃん が、新規につながる名前として聞き出せています。
講師が加わっていない話も書きとめて置くことで、次回旅行に行ったことを話題にできるかもしれません。
道具を買いに行く事もわかっています。アドバイスもできるでしょう。
生徒さんのタイムリーな話題を、聞き逃さないことが大切です。
会員証と会員ナンバーを作る
教室からは、生徒さんに会員証を作って、会員ナンバーをつけてお渡ししましょう。そして、レッスンカリキュラムの一覧を載せ、いつでも持ち歩いてもらうことが理想です。
１ヶ月のカリキュラムを表にして、希望レッスン枠に会員ナンバーを記入してもらいました。これは、私の教室が何度でも同じパンを作れる教室だったからです。
今なら、ホームページを作り、会員ページにアクセスしてもらうこともできます。
いつでも予約可能な状況を作りましょう。
その他にもカルテには、いろいろなことを書き込みました。 いつ、誰が、何を言ったかを覚えておくことは、多くの生徒さん相手に容易ではありません。
生徒が紹介してくれたお客様を把握する
教室が管理する、ご紹介表も作りました。一人で内緒で通いたい人もいれば、何人も紹介してくれる生徒さんもいます。 「いつ、どんなふうな声掛けをしてくれたか、名前、どんな関係、入会/保留」を、しっかり書きとめます。
紹介いただいても入会率１００％とはいきません。
説明会に来てくれた人が、今のタイミングでは難しいけど、時間を置いて、入会してくれることもあります。そんな時こそ、事細かにお話した内容を書きとめておく必要があります。
時間を置いて来てくれた生徒さんは、１度しか来ていない教室での出来事や講師との会話を鮮明に覚えているからです。
まとめ
背中に目を持ちなさいと教わりました。
もちろん、背中の目は開きませんが、見えないところを意識することで、日常の色んな場面に役立ちます。
そして、「自分の参加していない聞こえた話」を、意識してメモしておくと、きっと役に立つことでしょう。
あなたの教室内で起きていること、会話に参加していなくても背中に目を持ち意識して 教室運営しましょう。
それは、生徒が「私のことを先生がわかってくれている」にも繋がります。
いただいた情報は、教室の宝です。それを活かすも殺すもあなた次第です。
数日開けて通ってくれる生徒さんに、まるでついさっきも会話していたように接する事が出来たなら距離も格段に縮まります。
ご購読ありがとうございました。
